Từ 1099 Sang W-2: Những Việc Chủ Tiệm Nail Thường Không Nghĩ Tới

Quyết định chuyển thợ từ 1099 sang W-2 là một thay đổi lớn. Với phần lớn tiệm nail, đây cũng là hướng đi đúng.

Có người quyết định sau khi nhận được thư từ IRS. Có người thấy những vụ điều tra gần đây trong ngành nail nên muốn đi trước một bước. Cũng có người đơn giản chỉ muốn xây dựng một tiệm bài bản hơn và giảm rủi ro về lâu dài.

Dù lý do là gì, có một điều khiến hầu như chủ tiệm nào cũng bất ngờ.

Chuyển sang W-2 không phải là kết thúc.

Đó mới là điểm bắt đầu.

Nhiều chủ tiệm nghĩ rằng chỉ cần mở payroll và bắt đầu trả lương là xong. Thực tế không phải vậy.

Khi có W-2 employee, anh chị không chỉ trả lương. Anh chị trở thành một employer đúng nghĩa theo quy định của pháp luật. Điều đó đồng nghĩa với hàng loạt trách nhiệm mới về việc tuân thủ các quy định về thuế, luật lao động, hồ sơ nhân viên, báo cáo payroll và lưu trữ hồ sơ.

Đó là phần mà nhiều chủ tiệm chỉ biết đến khi cơ quan nhà nước vào kiểm tra.

Tóm Tắt Nhanh

Khi chuyển từ 1099 sang W-2, phần lớn tiệm sẽ cần:

•         Thiết lập tài khoản payroll tax.

•         Đăng ký với các cơ quan của tiểu bang.

•         Khấu trừ và nộp payroll tax đúng hạn.

•         Theo dõi giờ làm và tiền lương.

• Mua bảo hiểm tai nạn lao động nếu pháp luật yêu cầu.

•         Soạn nội quy và hồ sơ nhân viên.

•         Báo cáo tip đúng quy định.

•         Tuân thủ quy định về làm thêm giờ.

•         Phát mẫu W-2 vào cuối năm.

Nhìn từng việc thì không quá phức tạp.

Nhưng khi ghép tất cả lại, anh chị sẽ có một hệ thống compliance mà trước đây, khi còn trả 1099, tiệm chưa từng phải quản lý.

Dưới đây là những thay đổi quan trọng nhất.

Trách Nhiệm Về Thuế Liên Bang

Khi có employee, IRS không chỉ quan tâm đến việc anh chị có trả lương hay không.

Họ quan tâm đến cách anh chị trả, khi nào nộp, nộp bao nhiêu và báo cáo như thế nào.

Phần lớn chủ tiệm sẽ cần:

•         Xin Employer Identification Number (EIN), nếu chưa có.

•         Khấu trừ federal income tax, Social Security, và Medicare từ lương nhân viên.

•         Đóng phần employer cho Social Security và Medicare.

•         Gửi payroll tax deposit theo đúng lịch.

•         Nộp Form 941 mỗi quý.

•         Nộp Form 940 Federal Unemployment Tax (FUTA) hàng năm.

•         Phát Form W-2 cho mỗi nhân viên trước ngày 31 tháng 1.

•         Nộp Form W-3 cho Social Security Administration.

Một trong những lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất là nộp payroll tax deposit trễ.

Khác với income tax, penalty cho payroll tax bắt đầu được tự động tính khi anh chị nộp trễ — kể cả khi sau đó anh chị đã đóng đủ.

Tuân Thủ Luật Lao Động

Payroll tax chỉ là một phần của việc trở thành employer.

Cơ quan lao động liên bang và tiểu bang có những yêu cầu riêng, bao gồm:

•         Đăng ký state unemployment insurance.

•         Đóng state unemployment tax.

• Mua bảo hiểm tai nạn lao động khi pháp luật yêu cầu.

•         Điền Form I-9 cho mỗi nhân viên mới.

•         Lấy Form W-4 trước khi bắt đầu payroll.

•         Treo các poster về luật lao động liên bang và tiểu bang trong tiệm.

• Lưu trữ hồ sơ payroll và employment đủ thời gian theo quy định của pháp luật.

Mỗi tiểu bang quy định khác nhau.

Một thiết lập payroll hợp lệ ở Texas có thể chưa đủ ở California hoặc Virginia.

Nội Quy Và Chính Sách Nhân Viên, Quy Trình Trả Lương

Có employee không chỉ là chuyện thuế. Đó còn là chuyện quản lý.

Khi đã có nhân viên W-2, anh chị cần một bộ nội quy và chính sách rõ ràng, được áp dụng nhất quán cho tất cả mọi người.

Mỗi tiệm nên có nội quy và chính sách bằng văn bản về những việc như:

•         Giờ làm và lịch làm việc.

•         Giờ ăn trưa và giờ nghỉ.

•         Paid time off.

•         Trang phục và vệ sinh cá nhân.

•         Tác phong chuyên nghiệp.

•         Báo cáo quấy rối.

•         Bảo mật thông tin của tiệm và khách hàng.

•         Sử dụng mạng xã hội.

•         Kỷ luật theo bước.

•         At-will employment.

Một employee handbook bảo vệ cả tiệm lẫn nhân viên.

Khi không có nội quy và chính sách bằng văn bản, mọi tranh cãi đều biến thành chuyện “tôi nói vầy, nó nói khác” — và luật thường nghiêng về phía nhân viên khi chủ tiệm không có gì được ghi lại.

Anh chị cũng cần hiểu rõ cách phân loại từng nhân viên.

Phần lớn thợ nail là non-exempt employees. Nghĩa là họ thường được hưởng overtime theo luật liên bang.

Nếu tiệm trả theo commission, anh chị có thể đủ điều kiện để được FLSA Section 7(i) overtime exemption. Nhưng exemption này có những yêu cầu rất cụ thể. Trả commission thôi chưa đủ.

Cuối cùng, mỗi nhân viên cần nhận pay stub đầy đủ thông tin — lương, các khoản khấu trừ, số giờ làm việc theo luật yêu cầu, và các thông tin khác theo luật của tiểu bang.

Những Việc Đặc Thù Của Tiệm Nail Mà Nhiều Chủ Bỏ Qua

Tiệm nail có một số vấn đề về compliance mà các ngành khác không gặp phải.

Báo Cáo Tiền Tip

Tip mặt, tip thẻ, và cách chia tip — tất cả đều cần được báo cáo cho đúng.

Vì tip chiếm phần lớn thu nhập trong nhiều tiệm, đây là khu vực IRS chú ý kỹ nhất khi audit ngành nail.

Section 45B FICA Tip Credit

Nhiều chủ tiệm bất ngờ khi biết rằng việc đóng payroll tax trên tiền tip cũng có thể mang lại một ưu đãi thuế cho tiệm.

Nếu tiệm đủ điều kiện, Section 45B cho phép employer được claim federal tax credit cho phần Social Security và Medicare tax đã đóng trên tip hợp lệ của nhân viên.

Đây là khoản tiền có sẵn theo quy định của pháp luật.

Nhưng phần lớn tiệm đủ điều kiện không bao giờ claim, chỉ vì họ không biết nó có tồn tại.

Khi Tiệm Có Cả Booth Renter Và W-2 Employee

Một số tiệm có booth renter hợp pháp làm việc bên cạnh nhân viên có W-2.

Khi đó, hồ sơ chứng minh từng mối quan hệ trở nên cực kỳ quan trọng.

Giữ rõ ranh giới giữa 2 loại người làm — booth renter và employee — là cách an toàn nhất để tránh rắc rối về classification khi audit.

Anh/Chị Có Thể Tự Làm Được Không?

Hoàn toàn được.

Nhiều chủ tiệm tự quản lý payroll và compliance một cách thành công.

Phần khó hiếm khi nằm ở các form.

Phần khó nằm ở việc biết — biết form nào, đăng ký nào, hạn nộp nào, và quy định lao động nào áp dụng cho tiệm của mình. Biết trước khi cơ quan nhà nước chỉ ra trong quá trình audit.

Phần lớn chủ tiệm tìm tới Vietax Advisors không phải vì họ muốn tránh né luật.

Họ chỉ phát hiện ra rằng việc trở thành employer phức tạp hơn họ tưởng.

Vietax Advisors Có Thể Giúp Như Thế Nào

Có chủ tiệm muốn Vietax Advisors lo toàn bộ payroll — từ việc thiết lập đến cuối năm.

Có chủ tiệm đã chạy payroll rồi, nhưng cần hỗ trợ về phần compliance.

Chúng tôi giúp chủ tiệm nail với:

•         Thiết lập payroll liên bang và tiểu bang.

•         Chạy payroll hàng tuần hoặc 2 tuần một lần.

• Nộp thuế payroll mỗi quý và hằng năm.

•         Chuẩn bị W-2 cuối năm.

•         Soạn employee handbook bằng tiếng Anh và tiếng Việt.

•         Rà soát việc phân loại nhân viên.

•         Hỗ trợ làm việc với workers' compensation.

•         Hồ sơ HR và quy trình onboarding.

Dù anh chị cần hỗ trợ payroll toàn diện hay chỉ cần đảm bảo tiệm tuân thủ đầy đủ, mục tiêu của chúng tôi vẫn là một.

Giúp anh chị xây dựng một hệ thống bảo vệ tiệm — trước khi những vấn đề nhỏ trở thành vấn đề tốn kém.

Đặt Cuộc Hẹn Discovery Call

Nếu anh chị đang nghĩ tới việc chuyển từ 1099 sang W-2, một cuộc nói chuyện trước khi quyết định thường tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc, và phiền phức về sau.

Đặt Cuộc Hẹn Discovery Call →https://calendly.com/thuvy-vietaxadvisors/new-meeting