Chủ Tiệm Nói Sẽ Chuyển Sang W-2 — Đây Là Những Gì Bạn Nên Biết

Loạt bài dành cho thợ nail · Phần 1 / 7

Gần đây, nhiều tiệm nail bắt đầu chuyển thợ từ 1099 sang W-2. Có tiệm chuyển vì nhận được thư từ IRS. Có tiệm chuyển sau khi thấy các cuộc kiểm tra và các biện pháp xử lý trong ngành. Cũng có tiệm chuyển đơn giản vì muốn vận hành bài bản và đúng quy định hơn.

Nếu chủ tiệm vừa thông báo rằng từ tháng sau bạn sẽ nhận W-2 thay vì 1099, bạn có thể sẽ có nhiều câu hỏi, thậm chí còn cảm thấy lo lắng. Điều đó hoàn toàn bình thường.

Chuyển sang W-2 là một thay đổi lớn, không chỉ đối với chủ tiệm mà còn đối với chính người thợ. Bài viết này sẽ giải thích những thay đổi quan trọng nhất để bạn biết mình nên chuẩn bị điều gì.

Điều Đầu Tiên Bạn Sẽ Thấy: Paycheck Nhỏ Hơn

Khi làm dưới dạng 1099, bạn thường nhận toàn bộ tiền công và tự chịu trách nhiệm nộp thuế khi khai thuế cuối năm.

Khi chuyển sang W-2, chủ tiệm sẽ khấu trừ một số khoản thuế ngay trên mỗi paycheck, bao gồm:

• Federal income tax

• Social Security tax (6.2%)

• Medicare tax (1.45%)

• State income tax (nếu tiểu bang có thu)

Vì vậy, số tiền bạn mang về mỗi tuần có thể sẽ thấp hơn trước. Đây là điều khiến nhiều thợ bất ngờ nhất khi mới chuyển sang W-2.

Nhiều thợ nhìn vào paycheck nhỏ hơn và nghĩ rằng mình đang bị giảm lương. Thực tế, hai việc này không giống nhau. Paycheck nhỏ hơn có thể đơn giản là vì thuế đang được khấu trừ trước cho mỗi kỳ lương. Điều quan trọng là cần xem tổng mức lương, cách tính commission và các khoản khấu trừ trước khi kết luận rằng thu nhập của mình đã giảm.

Nếu trước đây bạn không dành tiền để đóng thuế cuối năm, một paycheck nhỏ hơn có thể khiến bạn cảm thấy như đang mất thu nhập. Nhưng trong nhiều trường hợp, đó chỉ là cách thuế được thu khác đi, chứ không phải chủ tiệm trả bạn ít tiền hơn.

Ví dụ, trước đây bạn nhận $1,200 mỗi tuần dưới dạng 1099. Sau khi chuyển sang W-2, số tiền thực nhận có thể thấp hơn do thuế được khấu trừ ngay trên paycheck. Mức giảm cụ thể sẽ phụ thuộc vào thu nhập, tình trạng hôn nhân, số người phụ thuộc và tiểu bang nơi bạn làm việc.

Đối với nhiều người, việc khấu trừ trước giúp tránh tình trạng đến mùa khai thuế mới phát hiện mình đang nợ IRS một khoản lớn.

Tại Sao Nhiều Người Làm 1099 Thường Nợ Thuế Vào Cuối Năm?

Đây là điều rất nhiều thợ chưa từng được giải thích rõ ràng.

Khi là 1099 contractor, bạn thường phải tự đóng cả phần Social Security và Medicare của người lao động lẫn của chủ sử dụng lao động, tổng cộng khoảng 15.3% thu nhập tự doanh, chưa bao gồm federal income tax và thuế tiểu bang nếu có.

Khi là W-2 employee, bạn chỉ đóng một nửa, khoảng 7.65%. Phần còn lại do chủ tiệm đóng thay.

Khoản tiền này bạn sẽ không thấy trên paycheck, nhưng đó là chi phí mà chủ tiệm đang đóng thay cho bạn theo quy định của pháp luật.

Những Câu Hỏi Về Obamacare, Medicaid Và Các Chương Trình Hỗ Trợ

Đây có lẽ là điều khiến nhiều thợ lo lắng nhất.

Khi toàn bộ thu nhập được báo cáo đầy đủ qua W-2, một số chương trình hỗ trợ mà bạn hoặc gia đình đang nhận có thể bị ảnh hưởng, chẳng hạn như:

• Marketplace (Obamacare Premium Tax Credit)

• Medicaid

• CHIP

• SNAP (Food Stamps)

• Child Care Assistance

• Housing Assistance

• Chương trình ăn trưa miễn phí hoặc giảm giá tại trường

Tùy vào thu nhập, số người trong gia đình, tiểu bang bạn sinh sống và quy định của từng chương trình, quyền lợi của bạn có thể không thay đổi, giảm bớt hoặc không còn đủ điều kiện.

Không có một câu trả lời chung cho tất cả mọi người.

Nếu đây là điều bạn đang lo lắng, hãy trao đổi với đơn vị đang quản lý chương trình hỗ trợ của bạn hoặc một benefits counselor để được tính toán theo hoàn cảnh cụ thể.

Chúng tôi không khuyến khích việc giấu thu nhập hoặc khai sai thông tin để giữ quyền lợi. Việc đó có thể dẫn đến truy thu, phạt hoặc những hậu quả pháp lý khác.

Nếu Gia Đình Có Con, Đừng Bỏ Qua Điều Này

Đối với nhiều gia đình có con, việc chuyển sang W-2 cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả khai thuế theo hướng tích cực.

Tùy từng trường hợp, thu nhập được báo cáo đầy đủ có thể giúp bạn đủ điều kiện hoặc thay đổi số tiền được hưởng của một số khoản tín thuế như:

• Earned Income Tax Credit (EITC)

• Child Tax Credit (CTC)

Mỗi gia đình sẽ có kết quả khác nhau.

Nếu bạn có con và chưa rõ việc chuyển sang W-2 sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hồ sơ thuế của mình, hãy trao đổi với chuyên gia thuế trước khi đưa ra quyết định.

Những Quyền Lợi Khi Trở Thành W-2 Employee

Ngoài vấn đề thuế, W-2 còn mang lại nhiều quyền lợi mà người làm 1099 thường không có.

• Social Security Credits: Khoản đóng của cả bạn và chủ tiệm được ghi nhận vào hồ sơ Social Security để tính quyền lợi khi nghỉ hưu hoặc trong một số trường hợp mất khả năng lao động.

• Unemployment Benefits: Nếu đủ điều kiện theo luật của tiểu bang, bạn có thể nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp khi mất việc.

• Workers' Compensation: Nếu bị tai nạn trong quá trình làm việc, Workers' Compensation có thể chi trả chi phí điều trị và một phần thu nhập bị mất.

• Bảo vệ theo luật lao động: Bao gồm các quy định về lương tối thiểu, overtime, thời gian nghỉ, chống quấy rối và nhiều quyền lợi khác theo luật của từng tiểu bang.

• Tiết kiệm cho hưu trí dễ dàng hơn: Nếu chủ tiệm có chương trình 401(k), bạn có thể tham gia đóng góp vào quỹ hưu trí thông qua payroll deduction. Một số chủ tiệm còn đóng thêm một phần tiền (employer match), giúp khoản tiết kiệm hưu trí của bạn tăng nhanh hơn theo thời gian. Đây là quyền lợi mà nhân viên W-2 có thể được hưởng nếu công ty có chương trình, trong khi người làm 1099 thường phải tự mở và tự quản lý kế hoạch hưu trí của mình.

• Employee Benefits: Nếu chủ tiệm có chương trình bảo hiểm y tế hoặc các quyền lợi khác dành cho nhân viên, bạn có thể đủ điều kiện để tham gia.

• Ít áp lực hơn khi khai thuế: Bạn không còn phải tự tính self-employment tax hay tự gửi estimated tax mỗi quý như đa số người làm 1099.

Một Lợi Ích Ít Người Nhắc Đến

Thu nhập W-2 thường dễ chứng minh hơn khi:

• Xin mortgage

• Mua xe

• Thuê nhà

• Xin một số khoản vay

Các ngân hàng và tổ chức tài chính thường làm việc với W-2 và pay stub.

Không ít người làm 1099 có thu nhập khá nhưng vẫn gặp khó khăn khi chứng minh thu nhập vì hồ sơ không đầy đủ hoặc thu nhập khai thuế thấp hơn thực tế.

Nếu bạn có kế hoạch mua nhà hoặc xây dựng tài chính lâu dài, đây là một lợi ích đáng cân nhắc.

Những Câu Hỏi Bạn Nên Hỏi Chủ Tiệm

Trước khi ký giấy tờ hoặc quá lo lắng, hãy trao đổi rõ với chủ tiệm về những vấn đề sau:

• Khi nào chính thức chuyển sang W-2?

• Chính sách commission có thay đổi không?

• Overtime sẽ được tính như thế nào?

• Tip sẽ được ghi nhận và trả như thế nào?

• Tiệm có bảo hiểm tai nạn lao động không?

• Có Employee Handbook không?

• Có chương trình bảo hiểm hoặc quyền lợi nào dành cho nhân viên không?

• Tiệm có chương trình 401(k) hoặc kế hoạch hưu trí cho nhân viên không?

Đây không phải là những câu hỏi để gây khó dễ cho chủ tiệm.

Đây là những thông tin mà bất kỳ nhân viên W-2 nào cũng nên biết trước khi bắt đầu làm việc.

Hiểu Rõ Trước Khi Chuyển

Chuyển từ 1099 sang W-2 không chỉ là thay đổi cách trả lương.

Đó còn là những thay đổi về cách đóng thuế, quyền lợi lao động, các chương trình hỗ trợ và kế hoạch tài chính của cả gia đình.

Hiểu rõ những thay đổi này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và tránh những bất ngờ không đáng có.

Nếu chủ tiệm của bạn đang chuẩn bị chuyển sang W-2 và cần xây dựng hệ thống payroll, employee handbook hoặc quy trình compliance đúng ngay từ đầu, Vietax Advisors sẵn sàng đồng hành để giúp việc chuyển đổi diễn ra bài bản, đúng quy định và bền vững.

Lưu ý: Luật thuế, luật lao động và các chương trình hỗ trợ có thể khác nhau giữa các tiểu bang. Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý hoặc tư vấn về quyền lợi công.